Webinar automatisieren: was von selbst laufen kann und was nicht

Was sich am Webinar automatisieren lässt – und was nicht

Ein Webinar fühlt sich nach einer einzigen Aufgabe an: eine Stunde sprechen. In Wirklichkeit ist es eine Kette, und die Stunde ist das kürzeste Glied darin. Alles andere sind Nachrichten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt an eine bestimmte Gruppe müssen – und genau das lässt sich automatisieren.

Zwei Zeilen dieser Tabelle machen den Unterschied zwischen einem Webinar, das Arbeit macht, und einem, das welche abnimmt. Vorher aber die Zahl, mit der jede Webinar-Anleitung anfängt.

Wie viele der Angemeldeten wirklich kommen

Das weiß niemand für deinen Fall, und die kursierenden Zahlen widersprechen sich sogar innerhalb derselben Quelle. Der größte frei zugängliche Bericht wertet 26.190 Webinare von 522 Organisationen aus dem Jahr 2025 aus und nennt eine Teilnahmequote von 40 Prozent, gegenüber 33 Prozent im Jahr davor. Im selben Bericht stehen aber auch die Gesamtzahlen: 6,8 Millionen Anmeldungen, 2.220.718 Teilnehmer. Das sind rund 33 Prozent.

Beides ist nicht falsch: Die 40 Prozent sind der Mittelwert über die einzelnen Veranstaltungen, die 33 Prozent das Verhältnis der Summen – ein kleines Webinar mit guter Quote zählt im ersten Fall genauso viel wie ein großes mit schlechter. Eine zweite Plattform wertet für dasselbe Jahr 33.786 Sitzungen aus und kommt auf 47,7 Prozent. Die Spanne zwischen zwei Anbieterberichten ist größer als alles, was du mit einer guten Einladung herausholst.

Praktisch heißt das: Rechne damit, dass etwa die Hälfte der Angemeldeten nicht erscheint, und bau deinen Ablauf so, dass diese Hälfte nicht verloren ist. Die deutschsprachigen Anleitungen weiter oben in der Trefferliste helfen dabei nicht: In der bestplatzierten stehen Angaben wie „92 Prozent wünschen sich eine Fragerunde“, eingeleitet mit „einer Studie zufolge“, ohne dass eine Studie genannt wird. Solche Zahlen stehen hier nicht – und am Ende zählt ohnehin nur deine eigene Quote, die nur anfällt, wenn der Teilnahme-Status irgendwo gespeichert wird.

Der Erinnerungsplan: wann, wie oft, über welchen Kanal

Ein europäischer Webinar-Anbieter hat seine Daten aus 2024 veröffentlicht und die Zuschauerquote nach dem Zeitpunkt der Erinnerung aufgeschlüsselt: mehr als 24 Stunden vorher 42 Prozent, zwischen 24 Stunden und einer Stunde 46 Prozent, unter einer Stunde 39 Prozent. Sein Vorschlag für Angemeldete sind zwei Erinnerungen – drei Tage vorher und am Tag des Webinars. Das ist eine Anbieterangabe ohne genannte Stichprobengröße, also ein Hinweis, kein Beweis; eine unabhängige Untersuchung dazu gibt es nicht.

Belastbar ist der Effekt nur aus einem Nachbarfeld: Eine Cochrane-Übersicht von 2013 fand über acht randomisierte Studien mit 6.615 Teilnehmern, dass Erinnerungen die Erscheinungsquote bei Terminen von 67,8 auf 78,6 Prozent heben – Gesundheitstermine, keine Webinare. Übertragbar ist die Richtung, nicht die Zahl; mehr dazu im Artikel zur Terminerinnerung.

Und genau hier liegt der Haken: Dein Webinar-Werkzeug kann Erinnerungen verschicken – aber nur per E-Mail, nur an diese eine Veranstaltung gebunden, und nur solange der Kontakt dort liegt. Bei click.tools hängt der Erinnerungsplan am Kontakt statt am Event, läuft auch über SMS und WhatsApp und bleibt derselbe Ablauf, wenn du das nächste Webinar ansetzt.

Was das kostet, lässt sich vorrechnen. Bei click.tools werden Versandgebühren nach Verbrauch abgerechnet: 1.000 E-Mails ab 0,745 Euro, eine SMS ab 0,124 Euro, eine WhatsApp-Nachricht ab 0,054 Euro (Stand 13.11.2026). Für 200 Angemeldete bedeutet das: Bestätigung, zwei Erinnerungen und zwei Nachfass-Mails sind zusammen 1.000 Nachrichten und kosten keinen Euro. Eine zusätzliche SMS am Webinar-Tag an alle 200 kostet 24,80 Euro, über WhatsApp 10,80 Euro. Die Frage ist also nicht, ob du dir die Erinnerung leisten kannst.

Erschienen oder nicht: zwei Strecken statt einer

Das ist der Schritt, den fast alle weglassen – und der, der aus einem Webinar Geschäft macht. Nach dem Termin hast du nicht eine Gruppe, sondern drei: die Teilnehmer, die Angemeldeten ohne Erscheinen, und die, die sich gar nicht angemeldet haben. Eine Rundmail an alle drei ist an zwei Dritteln der Empfänger vorbei geschrieben.

Wer dabei war, kennt den Inhalt und braucht keine Zusammenfassung, sondern den nächsten Schritt – bei Dienstleistern praktisch immer ein Buchungslink, solange die Aufmerksamkeit noch da ist. Wer sich angemeldet und nicht erschienen ist, hat Interesse bewiesen und nur den Termin verpasst: Diese Gruppe bekommt die Aufzeichnung, einen Satz dazu, was darin steht, und erst danach den nächsten Schritt. Die Nichtangemeldeten bleiben in der normalen Strecke.

Bei einem click.tools-Kunden läuft genau das: Einladungen, Erinnerungen und Nachfassen automatisch, unterschieden danach, ob jemand erschienen ist oder nicht. Der Gewinn war nicht die Automatisierung selbst – es war die Zeit, die danach frei war für das Marketing, das überhaupt erst Teilnehmer bringt. Erfahrungswert aus unserer Projektarbeit, keine Messung; Zahlen dazu nennen wir nicht, weil wir keine erhoben haben.

Wie viele Nachrichten je Strecke richtig sind, ist nicht belegt; was in eine einzelne davon gehört, steht im Artikel zur Follow-up-E-Mail. Entscheidend ist nur, dass es zwei Strecken sind und dass die Verzweigung nicht von Hand gezogen wird.

Was dein Webinar-Werkzeug am nächsten Tag nicht mehr weiß

Die Teilnehmerliste liegt in der Webinar-Software, die Kontakte in einer Tabelle, der Versand läuft über ein E-Mail-Werkzeug, und dazwischen hängt ein Verbindungsdienst, der alles verkabelt. So sieht es bei den meisten aus, und kaum jemand empfindet es als Problem. Das zeigt sich erst beim zweiten Webinar: Niemand kann sagen, wer beim ersten dabei war, wer sich angemeldet hat und nicht kam, und wer jetzt zum dritten Mal fehlt.

Tracking ist hier das A und O, und es entsteht nicht von selbst. Drei Zahlen reichen: Anmeldungen je Einladungsweg, Teilnahmequote, Anteil der Teilnehmer, aus denen ein Termin wurde. Keine davon fällt an, solange der Teilnahme-Status nicht am Kontakt steht – und dass die Teilnahme ein stärkeres Signal ist als jedes Punkteschema, steht im Artikel zum Leads qualifizieren.

Wie die ganze Kette vor der Anmeldeseite aussieht, steht im Artikel Funnel erstellen. Ein Punkt gilt aber in allen Fällen – der rechtliche.

Die Anmeldung ist keine Einwilligung für den Newsletter

Das ist der häufigste Fehler beim automatisierten Nachfassen, und er ist teuer. Wer sich zu einem Webinar anmeldet, hat zugestimmt, zu diesem Webinar Nachrichten zu bekommen – nicht mehr. Bestätigung, Erinnerung, Unterlagen und die Aufzeichnung sind nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Vertragserfüllung beziehungsweise Vorbereitung des Vertrags. Dafür brauchst du keine Einwilligung wie beim Newsletter.

Sobald in der Nachricht Werbung für weitere Leistungen steht, gilt Werberecht. In Deutschland verlangt § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG dafür eine vorherige ausdrückliche Einwilligung – und „elektronische Post“ umfasst nach Auslegung der Industrie- und Handelskammern auch SMS und WhatsApp. Die Bestandskunden-Ausnahme in § 7 Abs. 3 UWG hilft nicht: Sie setzt vier Bedingungen gleichzeitig voraus, und die erste ist, dass du die Adresse im Zusammenhang mit einem Verkauf bekommen hast. Ein kostenloses Webinar ist kein Verkauf. In Österreich ist § 174 Abs. 1 TKG 2021 noch strenger – dort fehlt auch beim Werbeanruf die deutsche Abstufung.

Praktisch brauchst du also eine eigene, nicht vorangekreuzte Zustimmung im Anmeldeformular, getrennt von der Anmeldung – und je Kontakt nachvollziehbar, woher die Adresse kommt und wann zugestimmt wurde. In click.tools ist dieser Nachweis Teil des Formulars und hängt am Kontakt, weil nachweispflichtig immer der Versender ist. Für die Aufzeichnung selbst braucht es eine eigene Grundlage; die Einschätzungen dazu gehen auseinander, deshalb geben wir hier keine Empfehlung ab. Rechtshinweise sind keine Rechtsberatung.

Wo click.tools aufhört – und wie du klein anfängst

Die ehrliche Grenze zuerst: click.tools führt kein Webinar-Modul. Auf unserer Preisseite stehen Mitgliederbereiche, Communities und Videokurse – eine Live-Übertragung nicht (Stand 13.11.2026). Wenn du „Webinar automatisieren“ so meinst, dass eine Aufzeichnung alle zwei Stunden als Live-Termin läuft, brauchst du eine Plattform, die genau das kann. Wir sind nicht diese Plattform – und die falsche Wahl, wenn du einmal im Jahr ein Webinar hältst.

Interessant wird es, wenn Webinare bei dir wiederkehren. Dann ist nicht die Stunde das Problem, sondern dass jedes Mal dieselben Nachrichten von Hand gehen und der Kontakt danach nirgendwo liegt. Genau dieses Stück – Anmeldeseite, Formular, Bestätigung, Erinnerungen über E-Mail, SMS und WhatsApp, Teilnahme-Status am Kontakt, zwei Nachfass-Strecken, Buchungslink für den Termin danach – liegt bei click.tools in einem System, ohne Verbindungsdienst dazwischen.

Und du musst dafür nichts wegwerfen. Der kleinste Einstieg ist eine einzige Strecke: Anmeldeseite plus Bestätigung plus zwei Erinnerungen, alles andere läuft weiter wie bisher. Dein Webinar-Werkzeug bleibt, wo es ist. Ist das einmal eingerichtet, kommt die Verzweigung nach Teilnahme dazu, und dann das Nachfassen. In dieser Reihenfolge sieht man nach dem ersten Webinar, ob es trägt. Schau dir das Demovideo an, teste 14 Tage kostenlos oder buch dir einen Democall, wenn du den Ablauf einmal an deinem eigenen Webinar durchsprechen willst.