Zapier Kosten 2026: ab 19,99 $ – das zahlst du wirklich

Was Zapier 2026 kostet – die Tarife und Task-Stufen

Fangen wir mit den Zahlen an, die offen auf der Preisseite stehen. Eine Vorbemerkung, weil sie jeden Vergleich verzerrt: Der Anbieter rechnet in US-Dollar. Auf der Seite steht ausdrücklich, dass Preise in anderen Währungen zum Wechselkurs im Moment der Zahlung umgerechnet werden – einen festen Eurobetrag, mit dem du kalkulieren kannst, gibt es also nicht. Alle Werte unten sind am 01.09.2026 direkt auf der Preisseite geprüft.

Die Tarife heißen Free, Professional, Team und Enterprise. Free und Professional enthalten einen Platz, Team 25, Enterprise unbegrenzt viele. Professional und Team sind keine einzelnen Preise, sondern Leitern: Du buchst eine Task-Stufe, und mit jeder Stufe steigt der Monatspreis. Hier die unteren Stufen, die für kleine und mittlere Betriebe überhaupt in Frage kommen:

Die beiden Preismodelle lassen sich nicht eins zu eins gegenüberstellen, und das ist genau der Punkt: Der eine Preis kauft eine Verbindung zwischen Werkzeugen, die du zusätzlich bezahlst. Der andere kauft die Werkzeuge gleich mit – bei click.tools stecken CRM, Formulare, E-Mail, Terminbuchung und Automatisierung im Paketpreis. Bevor wir das gegeneinander rechnen, musst du wissen, was überhaupt gezählt wird.

Was eine Task ist – und was keine

Die Definition steht wörtlich in der Hilfe des Anbieters: „A task is any successful action that runs in Zapier." Also jede erfolgreiche Aktion. Das klingt harmlos, entscheidet aber deine ganze Rechnung, denn es zählt nicht der Ablauf, sondern der einzelne Schritt darin.

Nicht gezählt werden alle Trigger – auch dann, wenn im Minutentakt nachgefragt wird. Die Dokumentation ist da erfreulich offen: Ein Ablauf, der alle zwei Minuten prüft, kommt auf über 20.000 Abfragen im Monat, und dafür wird nichts berechnet. Ebenfalls kostenlos sind Filter und Pfade, Hilfsschritte wie Formatter, Delay, Looping und Digest sowie Schritte, die abbrechen oder wegen eines Filters gar nicht laufen.

Gezählt wird jede erfolgreiche Aktion, auch die in einem Fehlerpfad, und bei einer vollständigen Wiederholung eines Ablaufs zählen auch die Schritte mit, die beim ersten Mal schon durchgelaufen sind. Einzelne Bausteine haben eigene Sätze: Ein Code-Schritt kostet eine Task je Lauf, ein Aufruf über die KI-Schnittstelle des Anbieters zwei, eine erfolgreiche Lead-Verteilung fünf.

Merk dir daraus einen Satz: Nicht die Zahl deiner Automatisierungen treibt den Preis, sondern Aktionsschritte mal Durchläufe. Und beides wächst mit dem Geschäft, nicht mit deiner Planung. Wie schnell das geht, sieht man am besten an einer Rechnung.

Einmal vorgerechnet: ein Betrieb mit drei Abläufen

Das folgende Beispiel ist eine Modellrechnung, keine Kundenzahl. Es zeigt nur, wie sich Tasks summieren, wenn ein kleiner Betrieb die drei Abläufe automatisiert, mit denen fast alle anfangen.

• Anfrage über das Formular: Kontakt anlegen, Bestätigungsmail schicken, Aufgabe für den Rückruf erzeugen – drei Aktionen. Bei 60 Anfragen im Monat sind das 180 Tasks.

• Termin gebucht: Kontakt aktualisieren, Bestätigung schicken, Erinnerung vorbereiten – wieder drei Aktionen. Bei 80 Terminen im Monat sind das 240 Tasks.

• Angebot nachfassen: drei Nachrichten je Angebot, also drei Aktionen. Bei 25 Angeboten im Monat sind das 75 Tasks.

Macht 495 Tasks. Damit passt der Betrieb in die kleinste bezahlte Stufe: 19,99 $ im Monat bei Jahreszahlung, 29,99 $ bei monatlicher. Klingt nach nichts. Jetzt verdoppelt sich das Geschäft – 990 Tasks, die 750er-Stufe reißt, die nächste kostet 39 $ bzw. 58,50 $. Kommt ein vierter Ablauf dazu, etwa eine automatische Bewertungsanfrage nach jedem erledigten Auftrag, bist du bei 2.000 Tasks und damit bei 49 $ bzw. 73,50 $. Aus 19,99 $ sind 49 $ geworden, zweieinhalbmal so viel – ohne dass du eine einzige Entscheidung getroffen hättest.

Und jetzt der Posten, der auf keiner dieser Rechnungen steht: Der Verbindungsdienst verbindet ja etwas. Das Formularwerkzeug, das E-Mail-Werkzeug, der Buchungskalender, die Kontaktliste – jedes davon hat ein eigenes Abo. Die 19,99 $ sind nicht der Preis der Automatisierung, sie sind der Aufpreis darauf. Zum Vergleich: In click.tools ändert ein vierter Ablauf am Monatspreis gar nichts, weil Automatisierungen nicht gezählt werden – die 97 € im Einstiegstarif bleiben 97 €.

Der Kostentreiber ist nicht der Tarif, sondern die Zahl deiner Werkzeuge

Kennst du bestimmt selber: Rund um ein einzelnes Werkzeug wächst mit der Zeit ein Zoo. Eine Tabelle für die Kontakte, ein Versandwerkzeug für die Mails, ein Buchungstool für die Termine – und ein Verbindungsdienst dazwischen, der alles zusammenhält. Aus unseren Projekten kennen wir das als Normalfall, nicht als Ausnahme. Das Bittere daran: Kaum jemand nimmt es als Problem wahr. Es hat sich ja Stück für Stück so ergeben.

Und genau hier liegt der Haken. Je mehr getrennte Werkzeuge du betreibst, desto mehr Schritte braucht jeder Ablauf, und jeder dieser Schritte ist ein bezahlter Vorgang. Du zahlst dafür, dass deine Systeme nicht miteinander reden. In click.tools liegen Formular, Kontakt, E-Mail, Termin und Nachfassen im selben System – die Verbindung dazwischen ist keine gebuchte Task, sondern eine eingebaute Automatisierung im Paketpreis. Für den größten Teil der täglichen Vorgänge fällt der Verbindungsdienst damit schlicht weg. Wie so eine Kette aussieht, steht ausführlich in unserem Artikel zur Workflow-Automatisierung, und den direkten Vergleich der beiden Denkweisen haben wir in Zapier vs. click.tools aufgeschrieben.

Das gilt allerdings nur, solange nichts stillsteht. Und stillstehen kann in einem Vorgangsmodell mehr, als den meisten bewusst ist.

Was passiert, wenn das Kontingent aufgebraucht ist

Dafür gibt es beim Anbieter einen Schalter, und die beiden Stellungen haben sehr unterschiedliche Folgen. Ist die Abrechnung je Vorgang eingeschaltet, laufen deine Abläufe weiter, und jede zusätzliche Task wird berechnet: mit dem 2,5-Fachen deines Grundsatzes im Monatstarif und dem 1,25-Fachen im Jahrestarif. Eine Obergrenze gibt es trotzdem – beim Dreifachen deines gebuchten Kontingents ist Schluss. Ist der Schalter aus, stoppt die Nutzung sofort beim Limit, bis der nächste Abrechnungszeitraum beginnt.

Beides ist unangenehm, aber die zweite Variante ist die teurere. Denn was dann ausfällt, ist nicht irgendein Hintergrundprozess, sondern die Bestätigungsmail nach einer Anfrage und die Terminerinnerung am Vortag. Johannes' Kernsatz dazu aus der Projektarbeit seit 2019: Tracking ist das A und O. Fast jeder Betrieb misst, was hereinkommt. Was nicht passiert ist – die nicht verschickte Erinnerung, der nicht angelegte Kontakt –, sieht kaum jemand in Zahlen. Genau dort liegt der Verlust, und weil er unsichtbar ist, wird er nicht angegangen. Das ist ein Erfahrungswert aus unseren Projekten, keine Messung.

Bei click.tools stellt sich diese Frage nicht, weil Automatisierungen im Paketpreis enthalten sind und nicht je Vorgang gezählt werden; abgerechnet wird nur, was tatsächlich hinausgeht – SMS, E-Mail, Anrufminuten, WhatsApp. Trotzdem wäre es unehrlich, daraus abzuleiten, dass ein Verbindungsdienst überflüssig ist.

Wann ein Verbindungsdienst weiterhin die richtige Wahl ist

Die größte Stärke des Anbieters ist die schiere Breite: Auf der Verzeichnisseite stehen am 01.09.2026 über 10.000 angebundene Apps. Diese Breite kann keine All-in-one-Plattform ersetzen, unsere auch nicht. Wenn du eine Warenwirtschaft, deine Buchhaltung oder eine Branchensoftware anbinden willst, für die es keine direkte Anbindung gibt, ist ein Verbindungsdienst genau das richtige Werkzeug – und dann sind die 19,99 $ gut angelegtes Geld. Dasselbe gilt, wenn du zwei Spezialsysteme koppeln willst und sonst gar nichts brauchst: Dafür ist click.tools zu viel.

Das ist keine Entweder-oder-Entscheidung, und entscheiden musst du heute gar nichts. Nachrechnen kannst du es allerdings sofort.

Wie du das an einem Nachmittag prüfst

Vier Schritte, mehr braucht es nicht. Erstens: Sieh dir den Task-Verbrauch der letzten drei Monate an, nicht den des besten Monats – die Kurve zeigt dir, wann die nächste Stufe fällig wird. Zweitens: Schreib jedes Werkzeug auf, das der Dienst verbindet, mit seinem Monatspreis daneben. Diese Summe ist die ehrliche Zahl, nicht der Tarifpreis. Drittens: Markier alles, was zur Kette Anfrage – Kontakt – Nachricht – Termin – Nachfassen gehört. Viertens: Stell dieser Summe die 97, 197 oder 397 € gegenüber.

Und dann das Wichtigste, damit es nicht bei der Tabelle bleibt: Schalte nichts ab. Der häufigste Einwand, den wir hören, ist „das ist doch aufwendig, wir haben schon ein System" – und er stimmt genau dann nicht, wenn man klein anfängt. Zieh einen einzigen Ablauf um, zum Beispiel das Kontaktformular deiner Website samt Bestätigung und Aufgabe. Lass alles andere laufen, wo es läuft. Nach vier Wochen siehst du am Task-Verbrauch schwarz auf weiß, was der eine Ablauf gekostet hat. Wenn du das ohne Risiko ausprobieren willst: 14 Tage kostenlos testen, oder vorher im Workshop ansehen, wie so ein Ablauf in click.tools gebaut wird.