ActiveCampaign Alternative: Was der Wechsel kostet – und wann du besser bleibst

Wann sich eine ActiveCampaign-Alternative rechnet – und wann nicht

Fangen wir mit dem Teil an, den dir keine Vergleichsliste schreibt: Wenn du allein arbeitest, eine kleine Liste hast und ausschließlich E-Mails verschickst, dann bleib einfach. Der Einstiegstarif kostet 19 € im Monat bei 1.000 Kontakten (Preiskatalog des Anbieters, Währung Euro, abgerufen am 11.11.2026). Dagegen rechnet sich keine Plattform, und click.tools wäre dafür deutlich zu viel.

Drei Lagen sind es, in denen Betriebe bei uns anrufen. Die Kontaktstufe ist gestiegen und die Rechnung mit ihr. Das Team ist gewachsen, und jeder weitere Platz kostet extra. Oder – der häufigste Fall – die E-Mail funktioniert, aber alles danach fehlt: Der Interessent klickt, und dann passiert nichts, bis jemand von Hand zum Telefon greift. Gehen wir sie der Reihe nach durch, mit den Zahlen des Anbieters statt mit Behauptungen.

Die Rechnung wächst mit Kontakten, die nichts tun

Bei kontaktbasierten Preismodellen ist nie der Grundpreis das Problem, sondern die nächste Stufe. So sieht die Staffel im Plus-Tarif aus, bei monatlicher Zahlung:

Von 1.000 auf 2.500 Kontakte verdoppelt sich der Betrag, bis 25.000 ist er mehr als achtmal so hoch wie am Anfang. Das ist kein Vorwurf, das ist das Modell: Du zahlst für Adressen. Die Zahlen stammen aus dem Preiskatalog, den die Preisseite selbst abfragt, in Euro, abgerufen am 11.11.2026.

Welche Kontakte zählen – die Regel hängt am Eröffnungsdatum deines Kontos

Die Hilfeseite des Anbieters sagt es so: Bei Konten, die am oder nach dem 3. November 2025 eröffnet wurden, zählen alle Kontakte auf die Grenze, unabhängig vom Listenstatus – also auch abgemeldete, unbestätigte und nicht zustellbare. Bei älteren Konten zählen entweder die aktiven oder alle, je nach Tarif (Stand 03.11.2026); am 15.09.2026 galt dort noch ausdrücklich: nur die aktiven. Lass dir deshalb schriftlich geben, welche Regel für dein Konto gilt – sie entscheidet über deine Stufe, und zwar nach allen, die je in deiner Liste gelandet sind.

Oben kippt die Logik ganz: Der Einstiegstarif endet bei 25.000 Kontakten und kostet dort 489 € im Monat – exakt so viel wie der Plus-Tarif bei derselben Kontaktzahl (Preiskatalog, 11.11.2026). Der günstige Tarif ist also kein günstiger Tarif mehr, sondern derselbe Preis mit weniger Funktionen. Die ganze Staffel steht in ActiveCampaign Preise.

Und genau hier liegt der Haken: Du zahlst für die Größe deiner Liste, nicht für das, was daraus wird. click.tools rechnet deshalb nach Benutzern und Funktionsumfang – 97, 197 oder 397 € im Monat für 1, 3 oder 10 Benutzer, Kontakte in jedem Tarif unbegrenzt (Preisseite, 11.11.2026). Ob 2.000 oder 60.000 Adressen im System liegen, ändert am Preis nichts. In unseren Projekten ist genau das der Auslöser für einen Wechsel: nie der Grundpreis, sondern die Stufe, die beim Wachsen zuschnappt – Erfahrungswert, keine Messung.

Was im Tarif nicht steckt: Plätze, CRM, SMS, WhatsApp, KI-Credits

Die vier Tarife enthalten 1, 1, 3 und 5 Benutzerlizenzen. Ein zusätzlicher Platz kostet im Plus-Tarif 15 € im Monat, zwei zusammen 25 €, im Pro-Tarif 30 € und im Enterprise-Tarif 40 €; im Einstiegstarif sind höchstens zwei Benutzer möglich (Preiskatalog, 11.11.2026). Wer zu dritt arbeiten will, ist also im Pro-Tarif oder kauft Plätze dazu.

Separat berechnet wird außerdem das erweiterte CRM – es kommt als zwei Add-ons und ist im Einstiegstarif gar nicht verfügbar. Dasselbe gilt für SMS, WhatsApp und Transaktions-E-Mails. KI-Credits sind mit 500 je Tarif enthalten, weitere kosten 10 € je 100. Und die Sendemenge hängt an der Kontaktgrenze: zehnfach in den beiden unteren Tarifen, zwölffach im Pro-, fünfzehnfach im Enterprise-Tarif (Preisseite und Preiskatalog, 11.11.2026).

SMS-Broadcast gibt es laut Anbieter nur in drei Ländern

Das ist der Punkt, der für den DACH-Raum zählt und in keiner geprüften Vergleichsliste auftaucht: In der Funktionstabelle des Anbieters sind personalisierte SMS-Broadcast-Kampagnen ausdrücklich für die USA, Großbritannien und Australien ausgewiesen, MMS nur für die USA und Australien (Stand 11.11.2026). Wer von Deutschland, Österreich oder der Schweiz aus eine Terminerinnerung per SMS schicken will, löst das also nicht im SMS-Add-on, sondern über ein weiteres Werkzeug – und steht wieder dort, wo die meisten stehen: drei Abos und ein Verbindungsdienst dazwischen. Was so eine Erinnerung ausmacht, steht in Terminerinnerung.

Ein Rechenbeispiel: 10.000 Kontakte, drei Leute, eine Pipeline

Zwei Dinge zur Ehrlichkeit dieser Tabelle: Die Preise der beiden CRM-Add-ons standen im öffentlichen Preiskatalog am 11.11.2026 nicht drin – deshalb steht dort keine Zahl, auch keine geschätzte. Und bei jährlicher Zahlung kostet der Pro-Tarif mit 10.000 Kontakten 375 € je Monat statt 469 €. Bei click.tools wird monatlich gezahlt und monatlich gekündigt.

Was der Wechsel wirklich kostet – drei Stellen beim Anbieter selbst

Der Aufwand eines Wechsels liegt nicht bei den Kontakten, sondern bei den Strecken, die neu gebaut werden müssen – und beim Zeitpunkt. Beides steht beim Anbieter selbst, in Dokumenten, die keine Vergleichsliste aufschlägt.

Der Export gibt dir Kontakte, keine Abläufe

Alle Kontakte lassen sich als CSV exportieren, mit eigenen Feldern, Lead- und Deal-Scores und den Tags in einer Spalte. Notizen am Kontakt sind ausdrücklich nicht exportierbar, der Downloadlink gilt sieben Tage (Hilfeseiten, Stand 06.09.2026). Beim Export einer Liste kannst du den Status wählen – aktiv, unbestätigt, abgemeldet, nicht zustellbar oder alle –, und voreingestellt ist aktiv (Stand 30.06.2026).

Diese Vorauswahl ist die Stelle, an der Umzüge kaputtgehen: Wer nur das Voreingestellte exportiert, nimmt seine Abmeldungen nicht mit – und das neue System schreibt dann Leute an, die sich abgemeldet haben. Exportiere die Abgemeldeten bewusst mit, und importiere sie als abgemeldet.

Für die Automatisierungen selbst haben wir in der Hilfe keine Exportfunktion gefunden; Abläufe lassen sich dort nur als Rezept-Link innerhalb der Plattform weitergeben (geprüft am 11.11.2026). Rechne also mit einem Neuaufbau. In unseren Projekten sind das meist zwei oder drei Strecken, die wirklich laufen – der Rest ist ohnehin eingeschlafen. Erfahrungswert, keine Messung.

Kündigen kannst du jederzeit – herabstufen nicht

Hier ist der Anbieter besser als die meisten, und das sagen wir auch so: Laut Nutzungsbedingungen kannst du jederzeit im Konto kündigen, wirksam zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode – Nichtnutzung allein genügt allerdings nicht (Stand 19.10.2026). Keine Mindestlaufzeit, die dich ein Jahr festhält.

Zwei Haken stehen aber nicht in den Bedingungen, sondern in der Hilfe: Bei Jahresbindung mit monatlicher Zahlung musst du zum Kündigen das Team kontaktieren, und jede Herabstufung – kleinerer Tarif, niedrigere Kontaktgrenze, ein Add-on entfernen – geht ebenfalls nur über das Team (Stand 09.11.2026). Pausieren gibt es nur für Monatstarife, höchstens drei Monate, einmal in zwölf Monaten und ohne Kontozugriff während der Pause (Stand 28.10.2026). Das ist keine Rechtsberatung: Was in deiner Bestellung steht, gilt vor jeder allgemeinen Angabe.

Der Umzug in vier Schritten – klein anfangen statt umstellen

Der häufigste Einwand in Erstgesprächen ist nicht der Preis, sondern: Wir haben doch schon ein System. Stimmt – und es muss auch nicht weg. In dieser Reihenfolge bleibt der Wechsel klein:

• Eingangstüren zuerst. Formular und Terminbuchung von click.tools auf die bestehende Seite einbinden. Ab der ersten Minute landet jede Anfrage im neuen System, ohne dass etwas umgestellt ist.

• Kontakte begleitet umziehen – mit Abmeldungen und Einwilligungen, nicht nur mit den aktiven Adressen. Welche Felder du brauchst, steht in Kundendaten verwalten.

• Die zwei oder drei Strecken neu bauen, die laufen. Nicht alle – die, bei denen du merkst, wenn sie fehlen.

• Erst zum Schluss das alte Abo abschalten. Zwei Wochen Parallelbetrieb sind die Versicherung dagegen, dass etwas unbemerkt liegen bleibt.

Beim Datenumzug sitzen wir dabei – das ist der Punkt, an dem es sonst scheitert: Wer noch nie einen gemacht hat, weiß schlicht nicht, wohin mit welchem Feld. Du kannst click.tools 14 Tage kostenlos testen, parallel zu deinem bestehenden Konto, oder im Workshop zuschauen, was nach einer Anfrage von selbst passiert. Lieber vorher nachgerechnet? Im Democall rechnen wir deine Stufe und deine Plätze gegen.

Und weil es der verbreitetste Fehler beim Umstieg ist: Fang nicht beim Spektakulären an. Zuerst die Grundlagen – Kontakte an einem Ort, Segmente, ein laufender Newsletter, Termin-Nachfassen, automatische Bewertungsanfragen. Der KI-Teil setzt darauf auf, nicht umgekehrt; wie so eine Strecke aussieht, steht in E-Mail-Automatisierung.

Für wen was passt

Wo click.tools nicht die richtige Wahl ist

Drei Fälle, in denen wir selbst abraten. Erstens: Wenn du wirklich nur Newsletter verschickst und das gut läuft. Dann zahlst du bei uns für Telefonie, Terminbuchung und Pipeline, die du nie anfasst – ein reines Versandwerkzeug ist billiger und reicht.

Zweitens: Wenn deine Anforderungen tief im Shop- oder Konzernumfeld liegen – eigene Datenobjekte, Anmeldung über die Firmenkennung, Anbindung an ein großes Fremd-CRM, Zustellungs-Feinarbeit auf Millionen-Niveau. Dort ist der große Tarif des bisherigen Anbieters ehrlich besser aufgestellt als wir.

Drittens: Das Verkaufsgespräch automatisieren wir nicht – Erstkontakt, Strategiegespräch, Abschluss bleiben beim Menschen. Telefonie rechnen wir übrigens nach Minuten ab, eine Flatrate gibt es nicht.

Für alles dazwischen bleibt eine einfache Probe: Zahlst du für Adressen oder für Ergebnisse?