HubSpot Alternative: Was der Wechsel wirklich kostet – und was nicht mitkommt

Wann sich eine HubSpot-Alternative rechnet – und wann nicht

Bevor du Anbieter vergleichst, sortiere den Grund. In unseren Erstgesprächen ist der Listenpreis fast nie der erste Satz – der erste Satz lautet: Die Rechnung steigt, obwohl sich am Betrieb nichts geändert hat. Eine Beobachtung aus eigenen Projekten, keine Erhebung. Dahinter stecken fünf verschiedene Lagen – und nur zwei davon führen zu click.tools.

Johannes zieht die Grenze über die Betriebsgröße, nicht über die Branche: Selbstständigen und Betrieben bis etwa 30 bis 40 Beschäftigten rät er zum Wechsel; wer hunderte Mitarbeiter hat, bleibt besser. Ein Erfahrungswert, keine Erhebung.

Bleibt die Frage, woran die Rechnung überhaupt hängt. Genau das entscheidet, ob ein Wechsel dir etwas bringt.

Die drei Mechanismen, die deine Rechnung bestimmen

Teuer wird es selten über den Grundpreis. Teuer wird es über drei Regeln, die alle in der Dokumentation des Anbieters stehen – nur eben nicht in der Tariftabelle.

Die Kontaktstufe steigt von selbst

Der Preis im Marketing Hub hängt an der Zahl der Marketingkontakte. Überschreitest du deine Stufe um einen einzigen Kontakt, wirst du auf die nächste hochgestuft – Hochstufungen passieren laut Hilfeseite automatisch und lassen sich nicht verhindern, sobald die Grenze gerissen ist. Sinkt deine Kontaktzahl später wieder, bleibt die Abrechnung bis zum nächsten Verlängerungstermin oben (Stand der Seite 14.08.2026).

Die andere Hälfte gehört dazu und steht in keiner Vergleichsliste: Du kannst ein Maximum an Marketingkontakten einstellen – ist es erreicht, werden weitere Kontakte als Nicht-Marketingkontakte angelegt, statt die Stufe zu reißen. Gewarnt wirst du bei 75, 90 und 98 Prozent. Einmal einrichten, Schraube im Griff.

Plätze, Credits und das Pflicht-Onboarding

Die zweite Schraube sind die Plätze: laut Produkt- und Leistungskatalog 20, 50 oder 75 US-Dollar je Core Seat und Monat, 100 oder 150 für einen Sales Seat. Die dritte sind die Credits für KI- und Datenfunktionen – monatlich zurückgesetzt, nicht übertragbar, zusätzliche ab 0,010 US-Dollar je Credit (abgerufen 23.10.2026).

Dazu zwei Posten, die beim ersten Blick untergehen. Der Einstiegspreis ist eine Aktion: Starter steht ab 7 US-Dollar je Platz, der Listenpreis sind 20. Und bei den großen Stufen ist das Onboarding Pflicht – einmalig 3.000 US-Dollar im Professional, 7.000 im Enterprise, zusätzlich zu Grundpreisen von 800 beziehungsweise 3.600 US-Dollar im Monat (englischsprachige Preisseite, Stand 23.10.2026). Die Euro-Beträge stehen bei den HubSpot Preisen – 792 € im Professional, ab 3.300 € im Enterprise, dazu 2.930 beziehungsweise 6.830 € Onboarding, geprüft am 20.08.2026 und damit ein älterer Stand.

Und genau hier liegt der Haken: Alle drei Schrauben drehen sich mit, wenn dein Betrieb normal arbeitet. Mehr Kontakte, ein Mitarbeiter mehr, eine KI-Funktion mehr – jedes Mal steigt die Rechnung, ohne dass du etwas entschieden hast. click.tools rechnet nach Benutzern und Funktionsumfang: 97 € für einen Benutzer, 197 € für drei, 397 € für zehn, Kontakte in jedem Tarif unbegrenzt, kein Pflicht-Onboarding, 14 Tage kostenlos, monatlich kündbar. Verbrauch kommt dazu – SMS ab 0,124 €, 1.000 E-Mails 0,745 €, WhatsApp ab 0,054 € (Stand 23.10.2026); bei sehr hohem Telefonievolumen ist eine Anlage mit Flatrate günstiger.

Was in den Listen steht, die du bei dieser Suche findest

Kurz zu den Trefferlisten, weil sie deine Entscheidung verzerren. In einer weit oben platzierten deutschsprachigen Liste trägt am 23.10.2026 keine einzige Zahl eine Quelle oder ein Abrufdatum. Die Preise stehen in US-Dollar, an einer Stelle in schwedischen Kronen, und das Onboarding wird mit 3.750 und 12.000 US-Dollar angegeben – die Preisseite des Anbieters nennt am selben Tag 3.000 und 7.000. Herausgeber solcher Listen verkaufen fast immer selbst ein Werkzeug. Du solltest es wissen, bevor eine Zahl daraus in deine Kalkulation wandert.

Die wichtigere Zahl steht ohnehin nicht im Preisvergleich, sondern in deinem Vertrag.

Monatlich zahlen heißt nicht monatlich kündbar

Das ist der Punkt, an dem Wechselpläne kippen. In den Nutzungsbedingungen steht, dass du vor Ablauf der laufenden Vertragsperiode nicht kündigen kannst und dass sich das Abonnement automatisch verlängert – um den kürzeren von zwei Zeiträumen: deine vorige Laufzeit oder ein Jahr. Wer das nicht will, muss die Verlängerung vorher selbst im Bereich Account und Abrechnung abschalten (Stand 16.09.2026). Die Hilfeseite zur Kündigung sagt dasselbe in einem Satz, und danach fällt das Konto auf die kostenlosen Funktionen zurück (Stand 09.07.2026).

Praktisch heißt das zweierlei. Hol dir dein Verlängerungsdatum aus der Bestellung und schreib es in den Kalender, mit Erinnerung ein paar Wochen davor. Und: Die Zeit bis dahin ist keine verlorene Zeit, sondern deine Umzugszeit – du baust das Neue auf, während das Alte noch läuft. Rechtliche Hinweise sind keine Rechtsberatung; deine Bestellung gilt vor jeder allgemeinen Angabe. Bleibt die Frage, was du am Ende überhaupt mitnehmen kannst.

Was der Export hergibt – und was du neu baust

Die Frage aus jedem zweiten Erstgespräch: Wo soll ich dann mit den Daten hin? Die Antwort steht auf der Hilfeseite des Anbieters und ist zweigeteilt (Stand 25.09.2026).

Mitkommen die Daten: eine vollständige CRM-Sicherung, die Datensätze selbst – Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets, Anrufe und eigene Objekte –, Objekteigenschaften samt Verlauf, Aufgaben, Formulardaten, Segmente und Berichte. Ein Hinweis, der im Alltag zählt: Ein Export aller Kontakte enthält auch die Abmeldungen, solange du nicht filterst – und die müssen lückenlos mitgehen.

Nicht mitkommen die Abläufe. Von den Workflows gibt es eine Tabelle und je Workflow ein Bild – ausdrücklich ohne Leistungsdaten, ohne Verlauf und ohne die Daten der verwendeten E-Mails. Für den Weg zwischen zwei Konten schreibt die Seite selbst, es gebe keinen Weg, alle Daten zusammenzuführen: exportieren, importieren, bestimmte Dinge neu anlegen. Dazu zwei Kleinigkeiten mit Folgen – eingebettete Formulare verlieren nach der Deaktivierung ihre bezahlten Funktionen, und Chat-Verläufe bekommst du nur manuell oder über die Schnittstelle heraus.

Das ist kein Vorwurf an den Anbieter – bei jedem Umzug zwischen zwei Systemen ist es ähnlich. Es sagt dir nur, wo der Aufwand liegt: nicht bei den Kontakten, sondern bei den Strecken. Johannes hält den Wechsel deshalb unter einer Bedingung für eine gute Idee: Es muss jemand dabei sein, der ihn schon oft gemacht hat. Welche Felder du überhaupt brauchst, steht in unserem Beitrag zum Verwalten von Kundendaten. Und damit zur Reihenfolge.

Der Wechsel ohne Stichtag – in vier Schritten

Die meisten glauben, sie müssten ihr bestehendes System wegwerfen. Das stimmt fast nie – und es ist der Grund, warum Wechsel scheitern, bevor sie anfangen. Diese Reihenfolge hat sich bei click.tools eingespielt.

• Eingangstüren umhängen. Formular und Terminbuchung von click.tools kommen auf die bestehende Seite. Ab der ersten Minute läuft jede neue Anfrage ins neue CRM, alles andere bleibt unverändert. Kleinster möglicher Einstieg, kein Stichtag.

• Kontakte umziehen, begleitet. Export hier, Import dort, Feld für Feld durchgesprochen – samt Herkunft, Einwilligung und Datum je Kontakt. Erfahrungsgemäß hängt es genau dort, wenn man alleine ist.

• Die zwei oder drei Strecken neu bauen, die wirklich laufen. Nicht alle zwanzig Workflows: Sofortantwort auf jede Anfrage, Terminbestätigung mit Erinnerung, Nachfassen bei offenen Angeboten. Wie die aussehen, steht in unserem Beitrag zur E-Mail-Automatisierung.

• Erst zum Verlängerungsdatum abschalten. Bis dahin laufen beide Systeme nebeneinander, und du siehst am echten Betrieb, ob alles ankommt. Richte dabei gleich die Messung ein: Tracking ist das A und O, und es entsteht nicht von selbst.

Willst du vorher sehen, wie das im Alltag aussieht: schau dir den Workshop an oder nimm dir einen Termin für ein Gespräch – dann gehen wir deinen Fall durch, samt Laufzeit und Verlängerungsdatum. Oder teste 14 Tage kostenlos, parallel zu deinem bestehenden Konto. Ein Punkt fehlt noch – nämlich der, an dem du es lieber nicht tust.

Wo click.tools ehrlich nicht reicht

Damit du nicht in die falsche Richtung läufst – jeder Fall über den Anwendungsfall begründet, nicht über deine Branche.

• Hunderte Beschäftigte oder eine tief eingerichtete Enterprise-Umgebung. Wer eigene Auswertungen, viele Rollen und gewachsene Abläufe hat, verliert beim Umzug mehr als den Preisunterschied.

• Reiner Massenversand an eine große Liste. Ein spezialisiertes Versandwerkzeug mit Flatrate ist dafür günstiger. Der Wechsel rechnet sich erst, wenn mindestens ein weiteres Abo wegfällt.

• Onlineshop, Login-Bereich oder eigene Datenbank. Dafür gehört ein Shop-System her beziehungsweise jemand ans Werk, der programmiert.

• Das Verkaufsgespräch selbst. Erstkontakt, Strategiegespräch, Abschluss automatisiert click.tools nicht. Automatisiert wird, was wiederkehrt; wo es Einschätzung braucht, schaut ein Mensch drauf.

Bleibt der häufigste Fall: Du nutzt einen Bruchteil einer großen Plattform, zahlst für den Rest mit und verlierst trotzdem Anfragen, weil zwischen Formular, Kalender und Postfach jemand händisch nachhelfen muss. Dann ist der Wechsel keine Sparmaßnahme, sondern eine Aufräumaktion.